„Време за шофиране“: обобщение на книгата на Архангелски // Briefs * Nonfixing

Send

Почивка: как да не се превърне в „задвижван кон“

Осигурете си компетентна почивка през работния ден и след часове. Например 5 минути на всеки час.

По време на почивката се разсейвайте, за да възстановите по-добре силата. Вместо да сърфирате в Интернет, разходете се или направете някои упражнения.

Направете мързела креативен. По време на периоди на мързел заредете мозъка с информация по важна за вас творческа тема и бъдете 100% мързеливи, не се опитвайте да решавате проблеми и не се измъчвате от угризения.

Увеличете ефективността на съня, като заспите и се събудите според режима и оптимизирате неговата продължителност. Сънят ни се състои от няколко цикъла с продължителност 1-1,5 часа. Когато продължителността на съня е кратна на продължителността на цикъла, събуждането е много по-лесно. Преди да си легнете, проветрете стаята, не се притеснявайте и разтоварвайте мозъка от дневните тревоги - разходете се или прочетете художествена книга.

Използвайте "микросън" през работния ден. Човешките биоритми имат два възхода и падения през деня. Първият спад настъпва около 13-15 часа, вторият - вечер. Ако почивате 10-15 минути по време на първата рецесия, работата ще върви много по-ефективно.

Мотивация: как да се справите с неприятните задачи

За бързо изпълнение на сложни и неприятни задачи, научете се да ги настройвате с помощта на "котви", материални обвързвания - музика, цветове, ритуали. Но не използвайте „котвата“, свързана с работа във ваканция.

Използвайте „швейцарски метод за сирене“ - изпълнете задачата не в логичен ред, а по произволен начин. След известно време в „сиренето“ се образуват толкова много дупки, че ще бъде много лесно да го „изядете“.

Разделете задачата на няколко части и се насърчете, като попълните една част. Яжте поне една "жаба" всеки ден - завършете проста, но неприятна задача. Обикновено такива задачи се натрупват и се превръщат в проблем. Ако решите някой от тях всяка сутрин, тогава те бързо ще свършат и ще осигурят добро настроение за целия ден.

Разбийте „слоновете“ (големи задачи) на „пържоли“ (части). Ако задачата е огромна и невъзможна, разделете я на изпълними части. Измерете времето, изразходвано за изпълнение на задачи от слон. Фиксирането на количествен показател тласка човека към действие.

„Изгорете корабите“ - създайте ситуация, когато е невъзможно да откажете каквато и да е задача. Такива ситуации позволяват на някои видове хора да работят по-ефективно.

Съхранявайте таблица за ежедневни дела и отбелязвайте приключените задачи. Твърде много пропуски по всеки артикул ще ви алармират и ще ви принудят да направите необходимото.

Направете pinarik календар. На горния ред напишете числата, които сте живели години, на дъното - бъдеще, а в редовете на таблицата - дни на месеците. Всяка сутрин, като се захващате за работа, зачеркнете половината от деня. Вечер - втората половина. Това ще ви помогне да усетите преминаването на времето.

Цели: как да приближим мечтите до реалността

Определете мисия, формулирайте личните ценности и поставете дългосрочни цели. Вместо „реактивен“ подход - реакция на външни обстоятелства, използвайте „проактивен“ - изграждайте живота си по ваше желание, активно влияйте на събитията.

За да определите целите си, представете си как искате да видите деня си след няколко години. Опитайте се да се отървете от наложените печати - скъпи коли, часовници и други атрибути - ако те не са за вас истинска стойност.

Определянето на стойности ще помогне на „мемоар“. Напишете в него основните събития от живота. „Мемоар“ ще ви позволи да създадете списък с ключови стойности и ще ви насърчи да отделяте няколко минути всеки ден за издаването на Main.

Формулирайте лична мисия под формата на епитафия. Какво ще се промени в света и ще остане ли след теб, когато всичко приключи?

Потърсете своето обаждане. Ако можем да променим мисията, тогава призванието не е. Призвание е, когато разбереш, че освен теб, никой няма да извади тази количка. Това може да бъде не само революционно откритие, но и проста житейска задача.

Определете 5-7 ключови области от живота си, за да видите общата структура и да установите хармония на различни дейности. Карта на ключовите области изглежда като дърво. Вместо хаос от дребни дела има ясни клони с листни дела.

Графични житейски цели за ключови области и бъдещи години, за да следите къде и как се движите. Понякога е трудно да разбереш какво искаш, но е по-добре да направиш малка грешка и впоследствие да коригираш плановете, отколкото да разбереш след години, когато времето е минало и нищо не е постигнато.

Направете най-близките и разбираеми цели измерими, използвайки техниката SMART:

Специфичен - специфичен
Муспокояващ - измерим
Аchievable - достижими
Realistic - релевантно
Tиме-обвързано - ограничено време

Определете ясно какво искате и в какъв срок и след това го изразете в парично изражение.

Работен ден: как да го организираме в забързан свят

Контекстуалното и средносрочното планиране според метода „Ден - Седмица“ ще ви помогне винаги да спазвате вашите срокове.

Задачи, които е трудно да се обвържат с конкретно време, подходящ контекстуален подход. За всяка такава задача създайте отделна страница с дневници или категория задачи в компютърна система за планиране.

За работа в екип са удобни планове за контекстуално планиране, където проектите са изброени в редове, а членовете на екипа в колони. На тяхното пресичане са изброени задачите. Мениджърът веднага ще види задачите, за които отговаря подчиненият, и въпросите, които трябва да бъдат обсъдени.

Задачите с кратък срок се планират по-ефективно за годината, седмицата и деня, като се спазват правилата за придвижване на задачи между секциите. Вечер, когато планирате следващия ден, се разглежда раздел „Седмица“. Всички съответни се прехвърлят в раздел "Ден". Когато планирате следващата седмица, се преглежда секцията „Година“.

Този подход ви позволява да не се напъвате в строга рамка и гарантира, че желаната задача ще бъде запомнена, докато разглеждате секциите „Година“ и „Седмица“.

Секцията „Седмица“ може да бъде допълнена със следните инструменти за планиране.

Списък със задачи за следващите няколко седмици на отделна страница с дневници.
Списък със задачи върху стикери в специален раздел на дневника. Преглеждайки раздела ежедневно, прехвърлете стикери със „узрели“ задачи в предстоящия ден в дневника.
Преглед на графика за редовни задачи.
Съвет за планиране със задачи за следващите няколко седмици.
Планиране със списък на „гъвкави“ задачи за седмица до „твърда“ времева решетка или раздел с „гъвкави“ задачи.

Разделът „дългосрочен“ е „стратегически картон“ със списък на ключовите цели за следващите шест месеца до една година. Може да съдържа:

план за ключови събития за годината;
крайни срокове за ключови проекти;
списък с малки задачи с дълъг срок, които не попадат в контекстуалните раздели на дневника;
график на рождени дни, запомнящи се дати и т.н.

Подобно на принципа на "Ден - Седмица", можете да организирате работата на служителите в плановия съвет. За целта избройте служителите в колоните, хоризонтите за планиране в редовете и задачите в тяхното пресичане.

За контрол на рутинните задачи е полезна таблица, в редовете на която са изброени тези въпроси, а в колоните - времето, за което трябва да бъдат попълнени. На кръстовищата се отбелязват извършени и отменени дела. Пропускането на такава задача не играе голяма роля, но голям брой пропуски веднага ще станат забележими.

За да изпълните дългосрочни задачи, определете колко време на ден ще бъде изразходвано за тях и ги въведете в седмичния план.За целта вземете общия обем работа, производителността на труда и изчислете колко време ще бъде отделено за задачата. След това разделете това време на части и ги приложете в седмичен план.

Планиране: как да спазвам сроковете

Създайте система за лично планиране на работния ден, като използвате „твърди“ и „гъвкави“ задачи. Оставете 10 минути, за да създадете пълна картина на задачите за деня. Планът за деня трябва да се събира на едно място и трябва да бъде в писмена форма. Изберете формат и медия по ваш вкус. Основното е, че наистина го харесвате и бихте искали да се върнете при него.

През деня коригирайте плана според случая. Изработеният план не е догма, той е необходим за променливи ситуации.

Вземете „стратегическа карта“ с ключови дългосрочни цели. На същия лист можете да напишете задачи, които не са обвързани с конкретен ден, така че да са винаги пред очите ви; поддържайте списък на текущите контакти; изпишете „теми за размисъл“ и т.н.

Относно деня, отделете „твърди“, „гъвкави“ и „бюджетни“ задачи.

"Трудно" - обвързано с конкретен момент.
„Гъвкав“ - не е обвързан с точното време.
„Бюджет“ - големи и важни задачи, отнемащи време, които нямат строги срокове.

Планирайте трудно, след това бюджетирайте, а след това първо гъвкави задачи.

Маркирайте 2-3 приоритетни задачи в списъка и започнете да работите с тях. Приоритетните случаи включват неотложна и контролирана работа на подчинените. Изпълнението на задачи в този ред ще ви позволи да направите най-важните неща, дори ако някои от не толкова приоритетните задачи останат неизпълнени.

Планирайте трудни срещи с резерв от време. Координирайте с партньорите точността, с която трябва да дойдете на среща.

Запасете се над излишната информация, в случай че всичко се обърка. Това ще ви спести време, ако партньорът не ви срещне, записаният мобилен телефон ще бъде недостъпен и през нощта няма да има нито едно такси на летището.

Приоритети: как да премахнем излишъка и да намерим време за основното

Научете се да филтрирате ненужни неща и да подчертавате ключови задачи. Разширете арсенала си от „стратегии за изоставяне“, за да изчистите живота си от ненужни неща. Привикнете другите към твърдо „не“ без обяснение.

Използвайте „здрави глупости“ и отлагайте ненужния бизнес възможно най-дълго. Често това просто не стига до тяхното изпълнение.

Купете време, като наемете професионалисти. В същото време не можете да наемете постоянни асистенти, а да се ограничите до еднократни услуги.

Когато давате задачи на подчинените, не ги зареждайте със задължението да ви напомнят за тях. Създайте сами преглед на задачите и наблюдавайте тяхното изпълнение.

Използвайте претеглени оценки, за да дадете приоритет на задачите. Определете критериите и значимостта на всеки от тях, така че като цяло те дават 100%. След това оценете задачата според всеки от критериите, умножете оценките по значимост, добавете и вземете крайната оценка. След това сортирайте задачите по тези оценки.

Информация: как да контролирате творческия хаос

Въведете техники за филтриране, съхранение и онлайн движение, за да държите информацията си под контрол.

Връщайте се към основната информация по-често - изписвайте номера на страници, мисли, правете фотокопия, рисувайте диаграми.

Приложете знанията си на практика и едва тогава започнете да четете следващата книга.

Приоритизирайте процеса на четене - по-добре е внимателно да прочетете няколко ключови глави, отколкото да преглеждате повърхността през цялата книга.

Филтрирайте информационния боклук, получен от медиите - опитайте се да получите само необходимата информация. Записвайте програми и ги гледайте в удобно време и без реклама, прекарвайте по-малко време пред телевизор или в интернет.

Използвайте имейл, който не изисква присъствие онлайн. Можете да пишете и адресатът да прочете писмото в удобно време.

Овладейте метода на сляпото отпечатване с десет пръста - ще започнете да пишете бързо и ще спестите много време.

Изключете известието за нова поща, което отвлича вниманието от текущите дела. Проверявайте пощата си 3-4 пъти на ден. Съгласете се с колеги относно ясно време за проверка. Настройте автоматично сортиране на електронната поща и му обърнете внимание по приоритет.

Използвайте имейл папки като инструмент за контрол на ден-седмица. Разпределете букви в тематични папки и оставете във „Вх. Поща“ не повече от 15-20 от най-важните съобщения.

„Нараствайте“ реда в документацията по метода на ограничения хаос:

Създайте "място на хаос" - входно устройство, където се съхраняват всички документи.
Изчистете „мястото на хаоса“, като изберете най-лесно разпознаваемите видове документи и „мястото на реда“ ще започне да се оформя близо до мястото на хаоса.

Вземете файл с мисли. Натрупаните мисли могат да се комбинират помежду си и да пораждат нови. Докато разработвате всякакви идеи, подчертавайте ги в отделни посоки.

Организирайте информационното пространство в съответствие със структурата на човешкото внимание. Съзнанието може да работи само с един обект, подсъзнанието - с 5-9, подсъзнанието - с безкрайно количество. Ако донесете нещо по-близо до центъра на вашето внимание, не забравяйте да отдалечите нещо от него. Това оптимално ще изразходва вниманието ви.

На работния плот изберете област за 5–9 основни текущи задачи, входящи и изходящи дискове, контекстни тави и контролни тави според метода Ден - Седмица. В края на работния ден подредете документите от изходящото устройство в тематични папки.

Абсорбатори: как да намерите резерви за време

Използвайте техники за откриване на абсорбатор, за да използвате резервите от време. Следете времето си 2-3 седмици, за да разберете за какво харчите. Около веднъж на час записвайте всички случаи с точност от 5-10 минути. Маркирайте малки почивки с отметки в полетата.

Оформете 2-3 количествени показатели за ефективност и ги проследете в динамика. Щом започнете визуално да фиксирате количествен показател, той ще започне да се променя към по-добро.

Повтаряйте периодично време, за да останете „в добра форма“ и да коригирате навреме изкривяванията в личния си бюджет.

Типичен резерв е времето за пътуване. Попълнете транспорт и време за пътуване с полезни за вас дейности.

Имайте план за непреодолима сила. Компютърът се е развалил - направете това, за което нямахте достатъчно време. И не забравяйте да архивирате важни данни.

Провеждайте срещи по-ефективно:

Определете формат на среща и не смесвайте различни формати в една среща.
Определете кръга от участници, лидера, който ръководи дискусията и вземащия решение, и секретаря, който изготвя протокола;
направи списък с въпроси за обсъждане;
определя продължителността на срещата и назначава лице, отговорно за времето;
организира ситуацията, оборудването и разпространението на информационни материали;
всички въпроси, обсъдени на срещата, представени под формата на диаграми;
запишете и изпратете взетите решения, така че да можете да се върнете към тях на следващата среща.

Не забравяйте, че системата за управление на времето изисква непрекъснато усъвършенстване.

„TM-Bacillus“: как да предадем TM-идеята на другите

Няма да постигнем 100% ефективност, ако не координираме личното си управление на времето с хората около нас. Носете „TM-Bacillus“ на другите, така че те разумно да използват времето. Изчислете цената на своето време и се борете за него не по-малко твърдо, отколкото за пари.

Предлагайки идеи за TM на вашия мениджър, покажете тяхната полезност за бизнеса, а не удобството за вас. Започнете с инструменти, които са полезни и евтини за готвача. Представете си ги „в действие“, а не на теория. Вашата идея трябва да дойде на главата на самия вас - това ще улесни приемането му.

Убедете подчинените в ефективността на управлението на времето чрез личен пример. Мотивирайте използването му - служителите трябва да разберат защо е необходимо време и могат да бъдат управлявани. Предлагайте редовно ново оборудване.

Прилагайте ТМ технологията постепенно, използвайки минимум инструменти. Елате с прости и бързи моркови и пръчици. Изпробвайте техниките на един служител или единица, така че всеки да види истинските плюсове и минуси.

За да внедрите управление на времето в лични отношения, научете се да преговаряте. Не се опитвайте да налагате предпочитанията си на партньора си, потърсете компромиси, за да вземете предвид вкусовете на двете страни.

Отделете време, за да възстановите енергията и работата си. Очевидното за вас понякога не е такова за друг човек, така че ясно обяснете или напишете принципите на отношенията.

Предложете управление на времето на децата под формата на игра, развивайки „проактивен” подход към живота в тях.

TM манифест: от инструмент до идеология

Прилагането на техники за управление на времето без разбиране на идеологията ще ви позволи да използвате само малка част от техните възможности. Но като разбрахте идеологията на TM, ще се научите как да управлявате личното си време и да преминете на ново ниво.

Управлението на времето е многостепенна система, която може да промени ценностите на човек. От техническото управление на времето ще преминете към мислене за вашите цели и приоритети.

Аксиоми за управление на времето: