Помогнете на читателя - структурирайте мислите си във формата на пирамида
При подготовката на документа мнозина представят неговото бъдещо съдържание, но нямат конкретен план - какво да кажат и как да го формулират. Те просто започват да пишат, надявайки се, че структурата ще се появи сама. Резултатът е неправилен разказ, който читателят ще трябва да разбере.
Причината предпочита реда. Той дори подрежда случайни данни в определен ред.
Пример. Древните гърци виждали в звездните струпвания фигури на животни, а не безразборни точки.
Четейки, човек автоматично се опитва да подреди информацията под формата на пирамида, основата на която са обосновки и аргументи, потвърждаващи изводите. В тази форма на читателя е по-лесно да „усвои“ информацията.
Пример. „Седалките бяха студени. Почти се сблъсках. Италия загуби. Това беше наистина ужасен футболен мач. " Подобна „история” е много слабо структурирана, тъй като основната идея е посочена само в края.
Според структурата на пирамидата първо се въвежда обобщение и след това се дава аргументация. Горната история е по-лесна за разбиране, ако я структурирате по различен начин.
Пример. "Това беше наистина ужасен футболен мач: студени седалки, почти се сблъсках и Италия загуби."
Групирайте подобни идеи и след това изражете всяка група с едно изречение
Когато конструирате пирамида, използвайте подхода отдолу нагоре: първо избройте всички тези тези, групирайки тези, които водят до същото заключение. След това изразете всяка група с едно изречение. Всяко такова обобщение е върхът на пирамидата.
Повторете процедурата за останалите групи. В резултат на това основната идея на целия документ ще бъде изразена в едно изречение. Вашата пирамида е готова.
Пример. Тезите „нашата клиентска база нараства“, „всеки клиент купува повече“ и „увеличихме цените си“ могат да бъдат изразени в едно изречение: „нашите продажби растат“. След това можете да групирате това обобщение с други, например с „нашите постоянни разходи са намалени“ и „нашите променливи разходи са намалени“, и да изразите тази нова група с общо изречение: „нашите доходи растат“.
Групирането и обобщаването е просто, но трябва да се придържате към основните правила:
- Всяка мисъл, изразена в пирамида, трябва да бъде кратко описание на групирани тези. Никога не използвайте безсмислени обобщения като „има три причини за навлизане на австрийския пазар“. Това е допълнителна драсканица, тъй като авторът не си направи труда да обобщи три причини за читателя.
- Резюметата във всяка група трябва да бъдат логически сходни и на същото ниво на абстракция. Тоест, групата не може да се състои от „ябълки“, „плодове“ и „трапеза“: ябълката и таблицата логично не са подобни, а „плод“ е абстрактно понятие, отнасящо се до по-високо ниво на пирамидата.
Обосновка: Направете изводи от веригата от данни, като използвате изваждане
Всяко обобщение в пирамидата трябва да повдигне въпрос от читателя, отговорът на който е даден по-късно. Отговорът се формулира чрез метода на приспадане.
Приспадането е процес на разсъждение, при който изводите се правят от предположения.
Пример. От предположенията „всички хора са смъртни“ и „Голиат е човек“, следва, че „Голиат е смъртен“. След това можете да обобщите целия процес на дедуктивни разсъждения: „Голиат е човек, той е смъртен“.
За препоръки използвайте обратния ред на приспадане.
Пример. „Трябва да наемем кандидат, който може да чете. Кандидат А може да чете. Затова трябва да наемем кандидат А. ” Така нареждането предположение-предположение-заключение прикрива основната информация докрай.Препоръките обикновено се възползват от обратния ред: „Трябва да наемем кандидат A, тъй като имаме нужда от някой, който може да чете, но той може.“
Въпреки факта, че дедуктивните разсъждения са прям и естествен процес, той не трябва да се използва в сложна аргументация, където са необходими няколко нива на обосновка, за да се потвърдят предположенията.
Ако се опитате да обосновите заключението на сложен документ чрез приспадане, първото предположение вероятно ще има няколко нива на обосновка, през които читателят ще трябва да „премине“, за да достигне до второто предположение. Много е трудно да се следва такава логика.
Обосновка: направете изводи от група подобни тези чрез въвеждане
Ако обобщението в пирамидата не може да бъде потвърдено чрез изваждане, използвайте по-креативна форма на разсъждение - индукция. Индукцията прави извод от набор от идеи, в известен смисъл, подобни.
Пример. Заключението „Айнщайн беше гений“ се потвърждава от такива обобщения като „изучава теорията на относителността“, „изучава гравитацията“ и „изучава космологичната константа“.
При въвеждането логичният ред на аргументите не е толкова очевиден, колкото при приспадането. За да направи идеята интуитивна за читателя, редът трябва да се определя от основата на групирането. Ако сте групирали части от цялото, например подразделения на фирмите, подредете ги въз основа на тяхната структура, подобна на структурата на организацията.
Използвайте принципа MECE (принципа на взаимно изключващи се, заедно изчерпателни разпоредби). Тоест, подразделенията на компанията няма да дублират функции в няколко подразделения, но в същото време частите, комбинирани заедно, ще опишат организацията, без да губят нищо.
Ако групирането се състои от препоръки, подредете ги в хронологичен ред, започвайки с първата.
Пример. Когато обобщавате „Наемете нов асистент“, редът на групиране: „Поставете свободно място, поканете кандидатите за интервю, вземете решение за наемане на работа“.
Ако сте класифицирали елементи въз основа на определени общи характеристики, подредете ги според нивото на характеристиките във всеки елемент.
За да формулирате препоръки, подхождайте към проблема от систематична гледна точка и го визуализирайте с помощта на логически дървета
Бизнес документите често дават препоръки за решаване на проблем. Използвайте директния процес за решаване на проблеми, за да дадете препоръки.
1. Определете проблема с ясни, измерими термини.
Пример. „Фабриката губи три часа работно време всеки ден; как може да се избегне това? "
2. Разберете какъв точно е проблемът.
Пример. „Проблемът не е в хората или суровините, а в оборудването: той се разгражда всеки ден.“
3. Копайте по-дълбоко - разберете защо проблемът съществува.
Пример. „Присъстващите не са добре обучени.“ Това ви позволява да идентифицирате действия за решаване на проблема. Например „Определете отговорни учители или поканете външни учители.“
За да разрешите проблем, можете да го визуализирате с помощта на логическо дърво. Логичното дърво е опростена диаграма на връзките, разклоняващи се отляво надясно.
Пример. Дърво на печалбата: думата „Печалба“ образува ствола на дървото и е разделена на два клона: „Продажби“ и „Разходи“. Клонът "Разходи" се разделя на "Константа" и "Променливи"
В крайна сметка дървото ще бъде толкова подробно, че проблемите и техните източници ще станат очевидни. В този пример можете да разберете, че печалбите се намаляват поради нарастващите разходи за определени материали.
Структурирайте препоръки въз основа на резултата, който можете да постигнете
Намерихте решение на проблема с читателя. Сега трябва да го убедите да предприеме действия. Правете препоръки възможно най-убедително.
Давайки препоръка, вие правите предложение за действие, насочено към постигане на желания резултат.Групирайте действия въз основа на резултата, който се стремите да постигнете, и го опишете, за да можете по-късно да разберете дали той е постигнат.
Пример. Читателят иска да увеличи печалбите си.
Лошо структурираните препоръки изглеждат така:
1. Индикатори на изследването:
- производителност на растенията;
- удовлетвореността на клиентите.
2. Провеждайте обучение по-често:
- персонал на завода;
- отдел продажби.
В такава структура има два основни проблема: първо, въпреки че групираните действия имат външна прилика, те са насочени към постигане на различни резултати; второ, желаните резултати трябва да бъдат подробно описани, за да се прецени впоследствие дали са постигнати.
Следователно следната структура е по-ясна и убедителна:
1. 5% увеличение на продажбите през следващото тримесечие:
- проверете удовлетвореността на клиентите;
- Учете по-често вашия търговски екип.
2. Намаление на производствените разходи с 2% през следващото тримесечие:
- проучване на производителността на растенията;
- Обучавайте персонала на растенията по-често.
Действията вече са групирани въз основа на желаните резултати. Впоследствие човек лесно може да прецени дали целите действително са постигнати.
Използвайте увода, за да разкажете на читателя за ключовите точки в документа през първите 30 секунди от четенето.
Всеки документ трябва да започне с кратко въведение, за да подхрани интереса на читателя и да постави основата за решаване на проблема.
Най-лесният начин да събудите интереса на читателя и да му помогнете да се съсредоточите върху документа е да представите въвеждането под формата на история. Започнете с описание на ситуацията (текущо състояние на нещата), идентифицирайте проблема и накрая предложи предложение за решение.
Пример. Ситуация - „ArgonEx обмисля да инвестира в нови мини в Австрия.“ Проблем: „ArgonEx е трудно да влезе в нов пазар.“ За да може читателят лесно да се съгласи с вашите твърдения, и ситуацията, и сложността трябва да му бъдат познати.
Проблемът трябва да предизвика у читателя въпроси като „Какво трябва да се направи?“. Основният текст на документа съдържа подробен отговор на този въпрос, но в първите 30 секунди от четенето трябва да се развие обща представа за вашето мнение.
В увода ще огласите основната точка, както и най-важните аргументи:
Пример. „(Акценти) ArgonEx може да навлезе на австрийския пазар, като закупи съществуващ пазарен участник, тъй като (1) разрешенията за добив рядко се издават на чуждестранни компании; (2) местните минни компании се продават евтино и (3) конкурентите претърпяват огромни загуби при подобни ситуации опитвайки се да действат самостоятелно. "
Използвайте заглавки и форматиране, за да демонстрирате структурата на пирамидата.
За да насочите читателя към структурата на пирамидата, първо я демонстрирайте. Най-популярният метод е заглавия, показващи нива и групи идеи. Използвайте отстъпи, за да подчертаете нивата на пирамидата, също така често се добавят десетични числа (1, 1.1, 1.1.1). Пример:
Име на документа
Тук те пишат увод и посочват основния аргумент, както и основните идеи на секциите.
1. Първият раздел
Винаги си представяйте всяка група рубрики и ключови точки.
1.1. Първи подраздел
Идеята за този подраздел се подкрепя от следващите номерирани параграфи.
1.1.1. Потвърждава идеята за първия подраздел
1.1.2. Потвърждава идеята за първия подраздел
1.2. Втори подраздел
2. Вторият раздел
2.1. Първи подраздел
2.2. Втори подраздел
Читателите като правило четат заглавия свободно, затова не е необходимо да инвестирате основната идея в тях. Дръжте ги кратки, изразявайки същността на раздела. Когато използването на заглавия изглежда твърде формално, опитайте се да подчертаете основните точки, аргументи и т.н. в текста.
В много кратки съобщения вдлъбнатините са най-подходящият начин за предаване на проста структура. Пример:
За да се обадя в понеделник, имам нужда от следните данни за Япония:
- Обем на продажбите
- разходи
- Пазарни тенденции
Използвайте ясни преходи между групи от аргументи, така че читателят да не загуби нишка
Дори и най-логичната структура на пирамидата е безполезна, ако читателят не е в крак с нея. Придвижвайки се между секции и подсекции, читателят трябва да знае кога е преходът. Един от начините е да се посочат основните изводи от предишния в началото на нов раздел.
Пример. Ако в последната глава има обобщение „ArgonEx има твърде много запаси“, следващата глава за логистиката може да започне, както следва: „В допълнение към твърде много запаси, логистичните процеси в ArgonEx са неефективни“. Така четецът ще разбере, че сте преминали към нов подсегмент на пирамидата.
Ако главата е особено дълга и сложна, попълнете я с кратко резюме на основните точки, преди да продължите.
Ако документът се състои от препоръки, можете да го заключите с прост и практичен раздел „По-нататъшни действия“.
Най-важното нещо
Добре структурирайте мислите си, преди да започнете да пишете.
Как ефективно да структурираме идеи
- Помогнете на читателя - изградете мисли под формата на пирамида;
- Групирайте подобни идеи и след това изражете всяка група в едно изречение;
- Обосновка: направете изводи от веригата от данни, използвайки метода на приспадане;
- Обосновка: направете изводи от група от подобни точки чрез въвеждане.
Как да отправям полезни препоръки
- Подхождайте към проблема от систематична гледна точка и го визуализирайте с помощта на логически дървета;
- Структурирайте препоръките си въз основа на резултата, който можете да постигнете с тях.
Как да изразим желаната структура с думи
- Използвайте въвеждането, за да разкажете на читателя за ключовите точки през първите 30 секунди от четенето;
- Използвайте заглавки и форматиране, за да демонстрирате структурата на пирамидата;
- Използвайте ясни преходи между групи от аргументи, така че читателят да не загуби нишката.
